021-22889554
021-26703715
مشاوره آموزشی رایگان

021-22889554  |  021-26703715 مشاوره آموزشی رایگان

چگونه جهان را (یا حداقل خودمان را) از جلسات بیهوده نجات دهیم

David Grady

How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

An epidemic of bad, inefficient, overcrowded meetings is plaguing the world’s businesses — and making workers miserable. David Grady has some ideas on how to stop it.


تگ های مرتبط :

Business, Communication, Productivity
این تصویر رو مجسم کنید: صبح دوشنبه است توی دفتر کارتون هستید خودتون رو برای یک روز کاری آمده می کنید و همکاری که به سختی او رو میشناسید از انتهای سالن به سمت شما میاد و صندلی شما رو برمیداره بدون اینکه کلمه ای بگه با خودش میکشه و میره. درباره اینکه چرا از بین همه صندلی های که اونجا هست صندلی شما رو میبره چیزی به شما نمیگه. هیچ اعتنایی به این موضوع نداره که شما ممکنه برای انجام کارهای روزانه به صندلیتون احتیاج داشته باشید. شما هم آروم نمی ایستید و یک واکنش جدی نشون میدید.
اون فرد رو تا اتاقکش دنبال می کنید و میگین: «چرا صندلی من؟» خب. حالا صبح سه شنبه ست و شما توی دفترتون هستید و دعوتنامه یه جلسه روی تقویمتون باز میشه. (خنده حضار) و از طرف خانمی هست که انتهای سالن میشینه و به سختی میشناسینش و عنوان دعوتنامه اشاره به پروژه ای داره که اندکی درباره ش شنیدید اما هیچ دستورجلسه ای وجود نداره. هیچ اطلاعاتی درباره اینکه چرا شما به این جلسه دعوت شدین هم موجود نیست. و با این حال دعوت رو قبول میکنید و به جلسه میرید. و زمانی که این جلسه به شدت به درد نخور به پایان رسید، به پشت میزتون برمیگردید روی میزتون میشینید و با خودتون میگین:
«اوه پسر! کاش میتونستم این دو ساعت رو پس بگیرم، همونطور که دلم میخواست صندلیم رو پس بگیرم.» (خنده حضار) هر روز ما اجازه میدیم که همکارانمون کسانی که در عین حال آدمهای بسیار بسیار نازنینی هم هستند، از ما دزدی کنند. و من دارم درباره چیزی به مراتب با ارزشتر از مبلمان اداری صحبت میکنم. درباره زمان حرف میزنم. زمان شما. در واقع من اعتقاد دارم ما درگیر یک بیماری واگیر جهانی هستیم یک بیماری وحشتناک به نام MAS سندروم پذیرش بدون تفکر. (خنده حضار) علامت اصلی سندرم پذیرش بدون تفکر
تنها پذیرش دعوت به جلسه ایه که دفعتا روی تقویمتون باز میشه. (خنده حضار) این یک واکنش غیر ارادیه: دینگ، کلیک، ببینگ! توی تقویم شماست. باید برم! همین الانش هم واسه جلسه دیر کردم! (خنده حضار) جلسات مهم هستند. درست؟ و همکاری کلید موفقیت هر سازمانی هست. و جلساتی که به خوبی برگزار شن میتونه نتایج واقعا مثبت و عملی داشته باشند. اما در دوره جهانی شدن و فراگیر شدن فناوری اطلاعات روشهای کاری ما واقعا به طور چشمگیری در چند سال اخیر تغییر کردن. و ما بیچاره شدیم. (خنده حضار) و ما بیچاره شدیم نه به خاطر اینکه دیگران جلسات رو خوب اداره نمی کنند
بلکه به خاطر MAS، سندروم پذیرش بدون تفکر ما که زخمی از جانب خودمان است. در واقع من برای اثبات اینکه MAS یک واگیر جهانی هست مدرک دارم. اجازه بدین بگم چرا. چند سال پیش من یک ویدئو در یوتیوب قرار دادم و در این ویدئو هر افتضاحی رو که توی یک کنفرانس تلفنی تا حال بوده رو بازی کردم. این ویدئو برای ۵ دقیقه ادامه داره و شامل همه چیزهایی میشه که در یک جلسه بد میتونیم ازش متنفر باشیم. مجری که نمیدانست چطور باید جلسه را اداره کنه. شرکت کنندگانی که نمیدونند برای چه اونجا هستند. همه چیز این قطار جمعی رو به سمت انهدام میبره. و همه با عصبانیت زیادی جلسه رو ترک می کنند.
به نوعی خنده داره. (خنده حضار) بیاید نگاهی مختصر بهش بندازیم. (در ویدئو) هدف ما امروز دستیابی به یک توافق درباره یک پیشنهاد بسیار مهم هست. به عنوان یک گروه نیاز داریم اگر... بلوپ بلوپ سلام. کی به جمع ما اضافه شد؟ سلام جو هستم. امروز کارها رو از خونه انجام میدم. (خنده حضار) سلام جو. ممنون از این که امروز به ما پیوستی. همین الان داشتم میگفتم ما افراد زیادی رو در این تماس داریم که میخوایم با تمامشون باشیم، پس اجازه بدین از حضور و غیاب صرفنظر کنیم و مستقیم میرم سر اصل مطلب.
هدف ما امروز دستیابی به یک توافق درباره یک پیشنهاد بسیار مهم هست. به عنوان یک گروه نیاز داریم اگر... بلوپ بلوپ (خنده حضار) سلام. کی به ما اضافه شد؟ کسی نیست؟ من تصور کردم که صدای بیپ شنیدم. (خنده حضار) به نظر آشنا میاد نه؟ بله برای من هم آشنا به نظر میرسه. چند هفته بعد از اینکه من این ویدئو را آپلود کردم ۵۰۰٫۰۰۰ نفر از ده ها کشور بله منظورم ده ها کشور هست این ویدئو رو تماشا کردند. و سه سال بعد هنوز هم هر ماه هزاران بازدید کننده داره. تا الان نزدیک به یک میلیون شده.
و در واقع بعضی از بزرگترین شرکتهای دنیا شرکتهایی که نام نمیبرم ولی شما میشناسیدشون از من اجازه خواستند تا این ویدئو رو برای آموزش کارکنان جدیدشون استفاده کنند تا به کارکنان جدید یاد بدن چگونه نباید در جلسات شرکت رفتار کنن. و اگر این اعداد- یک میلیون بازدید کننده و استفاده کننده از این ویدئو توسط همه این شرکتها داریم- برای اثبات اینکه ما یک مشکل جهانی با جلسات داریم کافی نیست، هزاران هزار کامنت ذیل این ویدئو پست شده. هزاران نفر چیزهایی مثل این رو نوشتند: اوه خدای من! این امروز من بود! هر روز من همین شکلی هست!
زندگی من اینطوریه! یکی نوشته بود: «خنده داره، چون واقعیت داره! واقعیتی مهیب، غمگین و افسرده کننده. من رو اونقدر خندوند تا جایی که به گریه افتادم. و گریه کردم و گریه کردم و باز گریه کردم» (خنده حضار) بیچاره میگفت: «این زندگی روزانه من هست تا بازنشستگی و یا مرگ. آه!» اینها نقل قول واقعی هستند و غم واقعی. تم مشترکی که در تمام این نظرات جریان داره این اعتقاد عمیق که ما قدرتی نداریم تا کاری جز شرکت در این جلسات
و رنج کشیدن از برگزاری ضعیف اونها بکنیم و زندگی میکنیم تا روز دیگه ای دوباره همدیگر رو ملاقات کنیم. اما واقعیت این هست که ما به هیچوجه ناتوان نیستیم در واقع درمان MAS همینجا در دستان ماست. به معنای واقعی کلمه درست در نوک انگشتان ما هست. چیزی که من بهش میگم: No MAS! (در اسپانیایی یعنی: کافی دیگه!) (خنده حضار) که اگه از اسپانیایی دوران دبیرستان به خاطر داشته باشم به این معنی بود که: «به اندازه کافی هست، بس دیگه!» No MAS اینطوری کار میکنه. خیلی ساده س. اول از همه دفعه بعدی که یک دعوت نامه به جلسه داشتین که اطلاعات کافی به هیچ وجه درون اون نبود
دکمه مشروط رو کلیک کنید. مشکلی نیست. شما اجازه این کار رو دارید. برای همین اونجاست. درست کنار دکمه پذیرش. یا دکمه شاید، یا هر دکمه دیگه ای که به شما اجازه میده فورا قبول نکنید. بعد با فردی که از شما دعوت کرده تماس بگیرید. بهش بگین که خیلی مشتاقین که از کار اونها حمایت کنید سوال کنید که هدف از برگزاری این جلسه چی هست و بهش بگید علاقه مندید که بدونید که چطور میتونید برای رسیدن به هدف کمکشون کنید. و اگر ما این کار رو به اندازه کافی انجام بدیم و با احترام انجامش بدیم ممکنه دیگران شروع کنن به اینکه درباره شیوه ای که برای سرهم کردن دعوتنامه ها استفاده میکنند، اندکی با ملاحظه تر عمل کنند.
و شما میتونید تصمیم اندیشمندانه تری درباره پذیرش اون بگیرید. شاید حتی دیگران شروع کنند به ارسال دستورجلسه. تصور کنید! یا ممکنه دیگه جلسه تلفنی با شرکت ۱۲ نفر برگزار نکنند که قرار بوده درباره موقعیتی که میشد با فرستادن یک ایمیل کوچیک و کار رو تموم کنن، صحبت شه. شاید دیگران شروع به تغییر رفتارشون کنند چون شما رفتارتون رو تغییر دادید. و شاید همچنین صندلی شما رو هم پس بدن. (خنده حضار) (No MAS) کافی دیگه! سپاسگزارم. (تشویق حضار)
Picture this: It's Monday morning, you're at the office, you're settling in for the day at work, and this guy that you sort of recognize from down the hall, walks right into your cubicle and he steals your chair. Doesn't say a word — just rolls away with it. Doesn't give you any information about why he took your chair out of all the other chairs that are out there. Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair to get some work done today. You wouldn't stand for it. You'd make a stink.
You'd follow that guy back to his cubicle and you'd say, "Why my chair?" Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office, and a meeting invitation pops up in your calendar. (Laughter) And it's from this woman who you kind of know from down the hall, and the subject line references some project that you heard a little bit about. But there's no agenda. There's no information about why you were invited to the meeting. And yet you accept the meeting invitation, and you go. And when this highly unproductive session is over, you go back to your desk,
and you stand at your desk and you say, "Boy, I wish I had those two hours back, like I wish I had my chair back." (Laughter) Every day, we allow our coworkers, who are otherwise very, very nice people, to steal from us. And I'm talking about something far more valuable than office furniture. I'm talking about time. Your time. In fact, I believe that we are in the middle of a global epidemic of a terrible new illness known as MAS: Mindless Accept Syndrome. (Laughter)
The primary symptom of Mindless Accept Syndrome is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar. (Laughter) It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar, "Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter) Meetings are important, right? And collaboration is key to the success of any enterprise. And a well-run meeting can yield really positive, actionable results. But between globalization and pervasive information technology, the way that we work has really changed dramatically over the last few years.
And we're miserable. (Laughter) And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting, it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome, which is a self-inflicted wound. Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic. Let me tell you why. A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video, I acted out every terrible conference call you've ever been on. It goes on for about five minutes, and it has all the things that we hate about really bad meetings. There's the moderator who has no idea how to run the meeting. There are the participants who have no idea why they're there.
The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck. And everybody leaves very angry. It's kind of funny. (Laughter) Let's take a quick look. (Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal. As a group, we need to decide if — bloop bloop — Hi, who just joined? Hi, it's Joe. I'm working from home today. (Laughter) Hi, Joe. Thanks for joining us today, great. I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,
so let's skip the roll call and I'm gonna dive right in. Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal. As a group, we need to decide if — bloop bloop — (Laughter) Hi, who just joined? No? I thought I heard a beep. (Laughter) Sound familiar? Yeah, it sounds familiar to me, too. A couple of weeks after I put that online, 500,000 people in dozens of countries, I mean dozens of countries, watched this video.
And three years later, it's still getting thousands of views every month. It's close to about a million right now. And in fact, some of the biggest companies in the world, companies that you've heard of but I won't name, have asked for my permission to use this video in their new-hire training to teach their new employees how not to run a meeting at their company. And if the numbers — there are a million views and it's being used by all these companies — aren't enough proof that we have a global problem with meetings, there are the many, many thousands of comments posted online after the video went up.
Thousands of people wrote things like, "OMG, that was my day today!" "That was my day every day!" "This is my life." One guy wrote, "It's funny because it's true. Eerily, sadly, depressingly true. It made me laugh until I cried. And cried. And I cried some more." (Laughter) This poor guy said, "My daily life until retirement or death, sigh." These are real quotes and it's real sad.
A common theme running through all of these comments online is this fundamental belief that we are powerless to do anything other than go to meetings and suffer through these poorly run meetings and live to meet another day. But the truth is, we're not powerless at all. In fact, the cure for MAS is right here in our hands. It's right at our fingertips, literally. It's something that I call ¡No MAS! (Laughter) Which, if I remember my high school Spanish, means something like, "Enough already, make it stop!" Here's how No MAS works. It's very simple.
First of all, the next time you get a meeting invitation that doesn't have a lot of information in it at all, click the tentative button! It's okay, you're allowed, that's why it's there. It's right next to the accept button. Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately. Then, get in touch with the person who asked you to the meeting. Tell them you're very excited to support their work, ask them what the goal of the meeting is, and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal. And if we do this often enough,
and we do it respectfully, people might start to be a little bit more thoughtful about the way they put together meeting invitations. And you can make more thoughtful decisions about accepting it. People might actually start sending out agendas. Imagine! Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status when they could just do a quick email and get it done with. People just might start to change their behavior because you changed yours. And they just might bring your chair back, too. (Laughter) No MAS! Thank you. (Applause).